Réaliser des audits internes efficaces au-delà de la simple liste de contrôle

Selon l’ISO  – Organisation internationale de normalisation, un audit est défini comme un «processus systématique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des preuves objectives et de les évaluer objectivement afin de déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont remplis».

Les approches actuelles de l’audit ont tendance à privilégier la conformité par rapport à la compréhension de la portée sur l’entreprise et sa culture organisationnelle. En tant qu’auditeur interne, voici quelques actions qui vous permettront d’observer et d’écouter de manière objective.

Planifier, réviser et planifier à nouveau

Alors même que les listes de contrôle sont un excellent guide pour déterminer la portée de l’audit, elles ne sont pas forcément intuitives.

En tant qu’auditeur interne, vous avez accès aux opérations en cours, aux interactions du personnel (culture organisationnelle) et aux modifications potentielles des processus et / ou des produits.

Passer en revue les constatations des audits précédents et vous assurer que votre plan d’audit actuel basé sur les risques sont corrélés vous aidera à élaborer un meilleur plan pour l’audit à venir.

Prenez en compte les nouveaux risques pouvant découler des modifications apportées aux processus, tels que la formulation, l’emballage, la durée de conservation, etc. Une planification efficace n’est pas épisodique mais continue et nécessite des révisions périodiques.

Utilisez la cartographie d’assurance pour déterminer la propriété des risques identifiés

La cartographie d’assurance est un outil visuel qui définit la responsabilité d’un ensemble spécifique de risques et / ou d’exigences de conformité au sein de l’organisation.

Sur la base du modèle des « trois lignes de défense » une approche similaire peut être appliquée au monde de la sécurité alimentaire et de l’assurance qualité.

La première ligne de défense appartient au personnel directement impliqué dans les opérations du début jusqu’à la fin du process, la deuxième ligne de défense concerne les équipes de gestion des risques, de sécurité et d’assurance qualité, tandis que la troisième ligne de défense concerne les organismes d’audit (auditeurs internes et externes).

L’utilisation d’un outil de cartographie d’assurance présentant les données sous forme de tableaux de bord comme le logiciel HACCP Nexi Quality sont un excellent moyen de maintenir l’engagement des équipes pluridisciplinaires, de les responsabiliser et de mesurer les résultats régulièrement.

Définir les attentes de manière proactive

Souvent, il y a un décalage entre l’intention et l’impact d’un audit interne.

En tant qu’auditeur interne, il est recommandé de définir de manière proactive les bonnes attentes en orientant les équipes sur ce qu’elles doivent attendre d’un audit et en se concentrant sur le «pourquoi».

La sécurité et la qualité alimentaires sont une responsabilité partagée et en aidant les employés en première ligne à comprendre l’importance de leur rôle dans la réalisation de cet objectif commun, le processus d’audit sera perspicace/exhaustif et aura un impact significatif.

Établir une documentation en temps réel

La documentation d’audit migre progressivement des systèmes papier aux plates-formes numériques.

Cela garantit des mises à jour en temps réel, une visibilité améliorée et une transparence. Les lacunes en matière de communication peuvent être réduites en s’assurant que l’auditeur et l’audité ont obtenu la même interprétation des observations et des domaines à améliorer.

L’utilisation d’un logiciel HACCP comme Nexi Quality spécialisé dans les audits vous permettra d’élaborer un processus et des paramètres dédiés à votre activité.

Partagez l’histoire à travers la visualisation de données

Il est possible d’aller encore plus loin dans les rapports d’audit interne en créant des éléments visuels efficaces qui capturent et résument le rapport d’audit.

Avoir la possibilité de comparer des résultats permet à l’entreprise de contrôler ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré.

Ce partage des résultats de l’audit par la visualisation de données se traduit par un pic d’engagement notable de la part des différents intervenants et des dirigeants.

En effet, ils peuvent mesurer visuellement l’impact de la performance de leurs équipes sur le processus de gestion de la sécurité et de la qualité alimentaire.

Les audits internes permettent de surveiller, d’engager et d’améliorer le système de gestion de la qualité et de la sécurité alimentaires de l’entreprise en établissant un lien entre les personnes et les processus.